経営組織がしっかりしている中堅以上の法人の税務調査の場合、役員会や株主総会の議事録や稟議書が税務調査の重要な対象書類になります。
中堅以上の法人の場合、大口取引、不動産の購入、損失処理などについて稟議書に説明書類や見積もり書等を添付してお伺いを立てることが一般的です。また、大口、特殊な取引を行う場合には、役員会で取引の詳細の説明を受けたうえ決定することが一般的です。役員退職金や役員報酬の決定などについては株主総会で定められます。
調査官は、このような稟議書や議事録、株主総会議事録を丹念に読み込み、税務上問題になる部分の洗い出しを行います。
過去の経験では、議事録から事業譲渡、不動産や株式の取引価額の決定に恣意性が働いているのではないか、寄付行為等が問題になったことがあります。
稟議書等では修繕について会計上の計上日と稟議書記載の日付が異なることから調査官から実際の修繕を完了した日について執拗に質問を受けたことがあります。